Daha fazla toplantı, daha az düşünme demektir

Joe Wiggins

Modern kurumsal yaşamın belki de en belirleyici özelliği toplantılardır. Toplantılar, şirketlerin (ve her türlü grubun) işleyişini domine eder hale gelmiştir. Toplantıların ne kadar zaman alıcı olduğu konusunda sürekli ve sonuçsuz şikayetler dile getirilse de, yaygın toplantı kültürünün daha büyük bir sorunu vardır: Bu kültür, düşünme şeklimizi ve dolayısıyla aldığımız kararların türünü değiştirir.

Bir kuruluşta, bir karar alınacak önemli bir toplantının tipik bir senaryosunu hayal edelim. Belgeler hazırlanmış, ancak çok uzun ve toplantıya katılan herkes diğer toplantılarla meşgul olduğu için bunları okumaya vakit bulamamış.

Bu durum, katılımcıların o anda duyduklarına tepki verdikleri anlamına gelir. Yavaş ve düşünceli bir değerlendirme için zaman olmamıştır, bunun yerine herkes içgüdüsel olarak düşünmektedir ve bu çok farklı bir süreçtir.

Bu düşünme tarzları arasındaki farkı Daniel Kahneman'ın sistem bir ve sistem iki çerçevesiyle açıklayabiliriz. Sistem bir otomatik, bilinçaltında ve anlıktır, sistem iki ise yavaş, bilinçli ve düşünülmüş bir süreçtir.

Sistem bir düşünme birçok durumda son derece yararlı ve etkilidir, ancak iş, yatırım veya politika gibi alanlarda alınan uzun vadeli kararlar için genellikle uygun değildir.

Sorunlar hakkında yavaş ve kasıtlı olarak düşünmek için zamanımız olmadığında, genellikle yüzeysel ve hatta tamamen alakasız faktörlerin yönlendirdiği hızlı sistem bir tepkilerine başvururuz. Bunlar, konuşan kişi hakkındaki duygularımız, birincil motivasyonlarımız, benzer bir konu hakkında yakın zamanda yaptığımız tartışmalar, gruba nasıl görünmek istediğimiz ve öğle yemeğini yiyip yemediğimiz gibi faktörler olabilir.

Yine, sistem bir mutlaka kötü bir düşünce biçimi değildir. Karmaşık sorunları çözmek için sezgisel yöntemlerin kullanılmasını savunuyorum, ancak sezgisel bir yöntemi, bir şeyi dikkatlice değerlendirme fırsatı bulamadığımız için değil, düşünerek ve tartarak akıllıca bir seçenek olarak seçmek en iyisidir.

Bir karara varmak için gereken süreç zaman alsa ve birden fazla toplantı gerektirse bile, bu, ölçülü düşünme için zaman olduğu anlamına gelmez. Daha çok, içgüdüsel, sistem bir düşüncenin yönlendirici ve baskın etkiye sahip olduğu bir dizi toplantıdır.

Temel sorun, bilinçli düşünmenin modern kurumsal dünyada o kadar da değerli olmamasıdır. Toplantılar somut ve ölçülebilirdir. Sekiz toplantıdan sonra (hepsi tutanak ve eylemlerle) bir karar verilmişse, bu karar sağlam kabul edilir, kesinlikle bir konuyu uzun ve derinlemesine düşünmek için zaman harcayan birinden daha sağlamdır.

Toplantıların yanlış bir yanı yoktur. Toplantılar, fikirleri tartışmak ve çeşitlilikten, deneyimlerden ve yaklaşımlardan yararlanmak için mükemmel bir yol olabilir. Ayrıca, grup dinamikleri dikkatlice değerlendirilmiş ve grup dışında derinlemesine düşünmek için yeterli alan sağlanmışsa, karar almak için son derece makul bir forum olabilirler.

Ancak, giderek artan bir şekilde, bir toplantıda bulunmayanların çalışmadığını varsayan bir dünyada yaşıyoruz. Odaklanmış, düşünülmüş düşünmenin önemli olduğu herhangi bir iş için bu, son derece garip bir bakış açısıdır.

Toplantılar, daha iyi uzun vadeli kararlar alınmasını sağlayan düşünme biçimini giderek daha fazla dışlamaktadır. Belki de bu konuda ne yapacağımızı tartışmak için bir toplantıya ihtiyacımız vardır.