“Zaman! Ah zaman! Hem dost hem düşman...”

Fuzuli

Her saniyesi çok kıymetli olan zamanımız… Her gün zaman hesabımıza 1440 dakika yatıyor biz bu süreyi günlük işler, özel zaman, uyku vb. rutinlerle en iyi şekilde değerlendirmeye çalışıyoruz. Şüphesiz ki zaman yönetimi konusunda ne kadar başarılı olursak, gelecekte bir o kadar kendimizden memnun kalacağımız kesin. Şu hayatta ‘tatmin ve gelişim duygusu’ kadar bizi motive eden az şey vardır… Gelecekte dilimizi keşkeler sarmaması için, günlük rutinler çerçevesinde ortaya çıkan zaman hırsızları ve onlarla baş etme yöntemleri konusunda bazı öneriler paylaşmak istedim. Şirketlerde sunduğum zaman yönetimi eğitiminde de özellikle altını çizdiğim başlıklar aşağıdaki gibi:

Kötü planlama: İş yaşamında bulunan birçok kişi, plan yapma konusunda kendi kendine bahaneler üretebiliyor. Plan yapmaya vaktim yok, yapmam gerekenleri zaten biliyorum vb. düşünce kalıplarıyla plansız bir şekilde güne başlayan birçok çalışan kendini günün akışına bırakıyor, oysa iyi bir planlayıcı olmak yapılacaklar listesi oluşturup öncelik sıralamasına göre hareket etmek, stresi azaltıyor ve zihnimizi berrak hale getirerek zamanımızı daha iyi yönetmemizi sağlıyor.

Gerekli/gereksiz bölünmeler: Gerekli bir bölünme, iş yaparken daha önemli ve acil bir işin araya girmesi tabii ki, her meslekte olan bir durumdur. Buna sabırla katlamak gerekir, fakat gereksiz bir bölünmeyi engellemek yine bizim elimizde. Bu bazen goygoycu biri, bazen sosyal medya, bazen de önem derecesi düşük bir iş vb. olabilir… (Örnek: Önemli bir iş yaparken, kıramayacağımız bir kişi bizi arıyor veya yanımıza geliyor. Karşı tarafı da kırmadan bir tutum sergilememiz mümkün: “Seni görmek güzel. Şu anda önemli bir iş/proje üzerinde çalışıyorum, işim bitince hemen seni arayayım mı?..)

Yanıt beklemek: Bazen beklediğimiz yanıt bir türlü gelmez. Evet maalesef bizim kültürümüzde iş yaparken bazen iş yaptığımız kişileri biraz ittirmek gerekiyor. Bu konuda da ilgili kişiyle irtibat kurup, bir aciliyet oluşturmak, ilgili bilgi alındığında bize dönülmesi için bekliyor olduğumuzu vurgulamak, gerekiyorsa üst mercileri devreye sokmak ve en sonunda akışa bırakmak bizi rahatlatacaktır.

Özensiz/acele iş yapmak veya ertelemek: Yaptığımız işlere gereken özeni göstermediğimiz takdirde, o işi tekrar yapmak zorunda kalabiliyoruz veya bir işi olması gerekenden daha acele bir şekilde yapmaya çalışmak, çoğu zaman eksik çıktıların oluşmasına sebep olabiliyor. Bu madde konusunda slogan söz, “Yap, doğru yap, hemen doğru yap!” 

Kötü iletişim: Gereksiz yere uzayan tartışmalar, bitmeyen toplantılar, uzlaşmaya varılamayan görüşmeler… Evet kötü bir iletişim ortamı da zaman yönetiminin düşmanlarındandır. İyi bir dinleyici olamamak, empatisiz bir yaklaşım, beden dilinin etkili kullanılmaması, dürtü kontrolsüzlüğü, duyguları yeterince yönetememek vb. başlıklar kaliteli iletişimi engelleyen önemli maddeler arasında yer alıyor. Ekibin iletişim konusunda eğitilmesini de, zaman tasarrufu sağlayan önemli bir unsur olarak not düşebiliriz.

Kendi disiplinini sağlayamama: Sir Alex Ferguson’un çok sevdiğim sözü: “Disipline elveda dediğin gün, başarıyla da vedalaş.” Tüm başarıların ardında, bireyin önce kendini yönetebilmesi geliyor. Bu konuda gelişime açık olanlar da hap bilgiye bu linkten ulaşabilirler: https://www.dunya.com/kose-yazisi/disiplin-deyince-aklimiza-ne-geliyor/454751)

Yukarıdaki maddelerle ilgili olarak, farkında olmamız ve harekete geçmemizin zaman yönetimi konusunda bizlere önemli ölçüde fayda sağlayacağına inanıyorum. Ekip liderleri ise ekipleri için zaman yönetimi konusunda eğitimler planlayarak, ekiplerinin verimlilik oranlarını yükseltmek konusunda önemli bir adım atmış olacaklardır.

Yücel Uygun

DBA Consulting Eğitim ve Danışmanlık

Kaynak: Bu yazı Hyrum W. Smith’in Hayatı ve Zamanı Yönetmenin 10 Doğal Yasası kitabından esinlenilerek oluşturulmuştur.